Ответ на жалобу в книге отзывов и предложений: как правильно написать и в какой срок? > Законные права
Ваши законные права    

Ответ на жалобу в книге отзывов и предложений: как правильно написать и в какой срок?


По закону книга отзывов должна быть в каждой торговой точке. Однако ее наличием не следует ограничиваться. Если в этом информационном источнике появляются записи клиентов, реакция на них должна последовать в самые сжатые сроки. Как именно это должно произойти?

СодержаниеПоказать

Кто именно должен отвечать клиентам в книге отзывов

Книга отзывов каждой торговой точки должна регулярно мониториться высшими должностными лицами компании.

Однако в случае с сетями магазинов это правило реализовать пpaктически невозможно, а потому в роли ответственного лица могут выступать директора, начальники торговой точки и прочие менеджеры высшего звена.

Базовое правило, которому должны следовать все компании в отношении ответов в книгах отзывов, заключается в том, что если жалоба подается на конкретного сотрудника, отвечать на нее может лишь вышестоящее должностное лицо. Отвечать на жалобу, адресованную себе же, директор магазина не может. Такие полномочия есть только у руководителя компании.

Если же в жалобе клиента фигурирует продавец, кассир или администратор зала, директор магазина вполне может дать на нее ответ.

Каких формулировок лучше избегать, составляя ответ на жалобу

Составляя текст для реакции на жалобу потребителя, необходимо следовать общим правилам, принятым для официально-делового стиля. Обратить особое внимание следует на такие принципы:

  • жаргонные слова, оскорбления или грубые формулировки в подобных ситуациях совершенно недопустимы. Даже если клиент неправ по всем мыслимым показателям, и сам составляет свою жалобу, пренебрегая нормами приличия, ответ на нее все равно должен быть предельно вежливым, кратким и содержательным;
  • очень важно упомянуть в тексте те установленные нормы, на которые опирается сама жалоба. Дело в том, что множество гневных отзывов базируются на бaнaльном непонимании клиентами принципов и правил, в соответствии с которыми функционирует торговая точка. Если составитель реакции на жалобу подробно объяснит потребителю суть проблемного правила, конфликт, скорее всего, будет исчерпан;
  • автор реакции должен максимально четко излагать свои мысли, в особенности, когда идет речь о принятых действиях. Клиент должен получить исчерпывающую информацию о том, какие меры были предприняты для того, чтобы ликвидировать обнаруженную проблему, или же каковы причины того, что его жалоба не была принята к рассмотрению. Чем короче и понятнее будет ответ в книге отзывов, тем лучше;
  • распространенная ошибка, которую допускают многие менеджеры – указывать потребителям на то, что они неправы. Делать этого не следует. Достаточно лишь ограничиться перечислением причин, по которым жалоба не была рассмотрена, и/или причин, по которым сотрудник торговой точки был прав в конкретной ситуации.

Можно ли ограничиться телефонным звонком клиенту

Многие менеджеры полагают, что если они лично свяжутся с автором претензии по телефону, проблема будет решена, и ответ в книге отзывов писать не потребуется.

Это не так. Ответ должен быть составлен вне зависимости от обстоятельств.

Часто клиенты оставляют в книге отзывов свою контактную информацию: телефоны, электронные адреса и так далее. Звонить по указанному номеру необходимо только в том случае, если речь идет именно о претензии. Если же потребитель написал в книге слова благодарности, можно ограничиться одним лишь письменным ответом ему.

Предложения покупателей также могут остаться без телефонного ответа, однако, письменный обязательно должен быть. При этом если в книге фигурирует претензия, и клиент оставил свой телефон, связаться с ним нужно в любом случае (вне зависимости от того, обоснованы его доводы или нет).

Принципы составления ответа на отзыв клиента

Согласно действующим нормативным актам Российской Федерации, отвечать нужно на все без исключения записи, сделанные клиентами в книге отзывов. Однако если речь идет о благодарностях, достаточно будет упомянуть о том, что отзыв получен и принят к сведению. Если составлена жалоба, ответ должен быть максимально исчерпывающим. Кроме того, если при составлении жалобы клиент указал свои контактные данные, автор ответа должен воспользоваться хотя бы одним дополнительным ресурсом для обратной связи (телефон, факс, электронная почта).

Следует отметить, что ответ должен появиться в книге отзывов в течение двух дней после появления жалобы. Поначалу он может быть неполным: компания просто сообщит о том, что приступила к рассмотрению вопроса. Полный ответ на жалобу должен быть представлен в течение 15 суток после ее составления. Если этот срок был нарушен, клиент имеет полное право обратиться в Роспотребнадзор для защиты своих интересов.

То же самое может сделать автор жалобы, который не получил ответа ни по оставленному телефонному номеру, ни по оставленному адресу электронной почты.

Реакция на обоснованную претензию

Ответ на обоснованную жалобу покупателя менеджер компании должен составлять в свободной форме и с соблюдением основных норм официально-делового стиля.

Согласно общепринятому (хоть и неписаному) правилу, адресата нужно поблагодарить за отзыв, так как благодаря ему была выявлена проблема. В особенности если спopная ситуация была описана потребителем во всех подробностях. Менеджер должен сообщить автору претензии о том, какие конкретно меры были приняты для того, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем и минимизировать последствия уже случившейся.

В качестве завершения подобной жалобы рекомендуется принести извинения за причиненные неудобства, в связи с которыми клиенту пришлось тратить свое время на обращение к администрации торговой точки через книгу отзывов.

Само собой, в ответе обязательно должно фигурировать имя и должность лица, которое в данном случае выступает от имени компании.

Реакция на необоснованную претензию

Для начала необходимо разобраться с тем, какие конкретно претензии являются необоснованными. Это не слишком сложно. Например, клиент высказывает свое недовольство оправданными действиями сотрудников, качеством и ценой продукции, о которых он мог узнать, просто взглянув на ценник или этикетку, и так далее.

Обвинять клиента в невнимательности, конечно, не следует. Достаточной реакцией будет упоминание о том, что жалоба была рассмотрена, а также наличие благодарности за оставленный отзыв.

Реакция на благодарность

Менеджеру, который составляет ответ на благодарность в книге отзывов, достаточно лишь поблагодарить клиента в ответ и высказать надежду о том, что последний вновь будет посещать торговую точку.

Если благодарность направлена в адрес конкретного сотрудника, следует упомянуть то, что отзыв повлиял на его будущее поощрение (если, конечно, в компании есть система поощрений).

Кстати, многие магазины и рестораны активно пользуются системой премирования сотрудников на основании данных, полученных из книги отзывов и предложений.



Отзывы (через Facebook):

Оставить отзыв с помощью аккаунта FaceBook:


Виды ЭЦП для физических и юридических лиц. Чем отличается простая электронная подпись от усиленной?

Виды ЭЦП для физических и юридических лиц. Чем отличается простая электронная подпись от усиленной? Виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная. Какую подпись выбрать организации и физическому лицу?...

19 10 2021 19:23:22

Подтверждение основного вида деятельности в ФСС: необходимые документы, образец бланка 2019 года и правила его заполнения

Подтверждение основного вида деятельности в ФСС: необходимые документы, образец бланка 2019 года и правила его заполнения Подтверждение основного вида деятельности в ФСС: порядок подачи документов, образец бланка 2019 года. Срок сдачи бумаг в этом году - 15 апреля....

18 10 2021 19:37:52

Что делать, если прошло 45 дней гарантийного ремонта, а товар не вернули? Образец претензии на возврат денег

Что делать, если прошло 45 дней гарантийного ремонта, а товар не вернули? Образец претензии на возврат денег При просрочке ⏰ обязательств по выполнению гарантийного ремонта 🛠 покупатель имеет право по истечении 45 дней потребовать возврата ему денег за товар....

17 10 2021 0:22:35

Можно ли вернуть в магазин телефон взятый в кредит? Порядок действий

Можно ли вернуть в магазин телефон взятый в кредит? Порядок действий Как вернуть в магазин телефон купленный в кредит? Особенности возврата, необходимые документы, порядок расторжения кредитного договора....

16 10 2021 0:20:14

План-график закупок по ст. 21 закона № 44-ФЗ: образец формы, порядок утверждения, размещения и внесения изменений, размеры штрафов

План-график закупок по ст. 21 закона № 44-ФЗ: образец формы, порядок утверждения, размещения и внесения изменений, размеры штрафов План-график закупок по 44-ФЗ: образец документа, правила утверждения, изменения и размещения, штрафные санкции за нарушение установленных требований....

15 10 2021 1:18:42

Налог для самозанятых граждан РФ в 2019 году: изменения в законе и регионы, принимающие участие

Начиная с 1 января 2019 года, в 4 регионах РФ проводится десятилетний эксперимент, именуемый налогом для самозанятых лиц. Размер ставки и срок оплаты....

14 10 2021 23:58:32

Договор аренды квартиры заполнить онлайн

Договор аренды квартиры заполнить онлайн Договор аренды квартиры онлайн заполнение Договор аренды бесплатно: Онлайн Конструктор « 7 » августа 00 г. « », в лице. действующего на основании Устава,...

13 10 2021 17:12:40

Указ Президента РФ №239 от 23.05 2019: переселение граждан из военных городков

Указ Президента РФ №239 от 23.05 2019: переселение граждан из военных городков Переехать с бывшим военным могут супруги, дети, родители, иные иждивенцы. Жилье должно соответствовать требованиям законодательства. Необходимые документы....

12 10 2021 1:49:37

Украли из подъезда велосипед: что делать и компенсирует ли управляющая компания ущерб?

Украли из подъезда велосипед: что делать и компенсирует ли управляющая компания ущерб? В случае кражи велосипеда из подъезда нужно изучить договор с УК. Если в нем есть пункт об охране личного имущества, то взыскать ущерб возможно....

11 10 2021 3:17:34

Олег гриднев адвокат

Олег гриднев адвокат Следствие лишило экс-главкома Чиркина защитника Замначальника отдела Военно-следственного управления СК РФ Олег Гриднев подписал постановление об отстранении от...

10 10 2021 9:10:42

Порядок составления претензии на возврат денежных средств: образец бланка и сроки ожидания ответа

Порядок составления претензии на возврат денежных средств: образец бланка и сроки ожидания ответа Претензия является необходимым документом досудебного урегулирования конфликта. Она подходит для предъявления требований как к должнику, так и к магазину....

09 10 2021 9:59:49

Как вернуть деньги на киви-кошелек, если обманули мошенники или при ошибочном платеже не на тот номер?

Как вернуть деньги на киви-кошелек, если обманули мошенники или при ошибочном платеже не на тот номер? Пользователи платежной системы Киви могут столкнуться с необходимостью возврата средств на кошелек по причине невнимательности или действий мошенников....

08 10 2021 3:35:50

Ликвидация банков: правила и порядок проведения процедуры в добровольном и принудительном порядке

Ликвидация банков: правила и порядок проведения процедуры в добровольном и принудительном порядке Банки могут ликвидироваться в добровольном и принудительном порядке. Основной причиной является финансовая несостоятельность организации....

07 10 2021 6:15:39

Статья 80 УК РФ: изменения в 2019 году. Кому неотбытая часть наказания может быть заменена более мягким?

Статья 80 УК РФ: изменения в 2019 году. Кому неотбытая часть наказания может быть заменена более мягким? В 2019 году в силу вступил ФЗ-544. Он внёс существенные поправки в ст. 80 УК РФ. Теперь некоторые категории преступников могут получить смягчение наказания....

06 10 2021 21:18:50

Закупка ОСАГО по 44-ФЗ: правила и порядок проведения, способ определения поставщика, формула цены контpaкта

Закупка ОСАГО по 44-ФЗ: правила и порядок проведения, способ определения поставщика, формула цены контpaкта Закупка ОСАГО по 44-ФЗ: правила и особенности проведения, формирование начальной максимальной цены контpaкта и формула ее расчета....

05 10 2021 16:17:37

Договор купли продажи квартиры по доверенности

Договор купли продажи квартиры по доверенности Как правильно оформить договор купли-продажи недвижимости с использованием услуг доверенного лица? Что указывать? Основные нюансы....

04 10 2021 5:33:38

Как оформить в собственность земельный пай сельхозназначения

Как оформить в собственность земельный пай сельхозназначения Земельный пай сельхозназначения как оформить в собственность: понятие сельскохозяйственных земельных участков, законодательное регулирование, оформление...

03 10 2021 21:22:18

В России может появиться закон о туристическом жилье. Чего ждать гражданам?

В России может появиться закон о туристическом жилье. Чего ждать гражданам? В 2019 году была выдвинута законодательная инициатива о регулировании посуточной аренды квартир. Если закон примут, означает ли это запрет на краткосрочную аренду недвижимости?...

02 10 2021 19:26:45

Освобождение от НДС при упрощённом режиме налогообложения

Освобождение от НДС при упрощённом режиме налогообложения При использовании УСН вместо НДС и других налогов платится только один. Его ставка – 6% или 15% в зависимости от базы. Какие условия налогообложения?...

01 10 2021 0:16:27

Что такое конкурсная масса при банкротстве? Порядок ее формирования для физических и юридических лиц

Что такое конкурсная масса при банкротстве? Порядок ее формирования для физических и юридических лиц Конкурсная масса при банкротстве формируется за счет всего имущества банкрота и необходима для последующего погашения требований кредиторов....

30 09 2021 0:39:28

Можно ли по закону вернуть детскую коляску в магазин в течении 14 дней?

Можно ли по закону вернуть детскую коляску в магазин в течении 14 дней? Можно ли вернуть коляску в магазин в течении 14 дней, если она не понравилась? Как составить заявление на возврат и когда детскую коляску вернуть нельзя?...

29 09 2021 10:23:50

ФЗ №89 «Об отходах производства и потрeбления»: основные требования, ответственность за нарушение и нововведения 2019 года

ФЗ №89 «Об отходах производства и потрeбления»: основные требования, ответственность за нарушение и нововведения 2019 года В 2019 году вступили в силу изменения в ФЗ №89 от 24.06.1998 «Об отходах производства и потрeбления». Основные требования и ответственность за нарушение....

28 09 2021 8:20:56

Кредит под материнский капитал на покупку жилья

Кредит под материнский капитал на покупку жилья Покупка жилья в ипотеку с материнским капиталом: порядок действий, условия оформления ипотечного займа, необходимые документы....

27 09 2021 19:53:26

Банкротство юридических лиц: пошаговая инструкция, основания, упрощенная процеДypa, последствия

Банкротство юридических лиц: пошаговая инструкция, основания, упрощенная процеДypa, последствия Банкротство юридического лица предполагает прохождение ряда последовательных этапов. Для его инициации нужно учитывать основания и последствия процедуры....

26 09 2021 8:52:51

Документация об электронном аукционе по статье 65 44-ФЗ: содержание, разъяснение положений, регламент внесения изменений

Документация об электронном аукционе по статье 65 44-ФЗ: содержание, разъяснение положений, регламент внесения изменений Аукционная документация по статье 65 Федерального закона №44-ФЗ и ее разъяснение: запрос разъяснений, внесение возможных изменений и регламент действий....

25 09 2021 11:36:42

Сравнительный анализ Федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ: таблица отличий

Таблица различий Федеральных законов о закупках 44-ФЗ и 223-ФЗ: регулируемые правоотношения, регламентируемость порядка закупок....

24 09 2021 17:21:57

Сколько длится ликвидация банка

Сколько длится ликвидация банка Банк лишился лицензии: действия вкладчика Как определить, какой вклад мне подойдёт лучшим образом? Банки СПб предлагают множество вкладов под различные...

23 09 2021 7:12:32

Обоснование внесения изменений в план закупок по 223-ФЗ: что написать? Алгоритм действий, сроки, порядок размещения в ЕИС

Обоснование внесения изменений в план закупок по 223-ФЗ: что написать? Алгоритм действий, сроки, порядок размещения в ЕИС Внесение изменений в закупочный план, опубликованный в ЕИС, допускается нормами 223-ФЗ и регламентируется внутренними Положениями заказчика....

22 09 2021 23:23:39

Что собой представляет обмен старого телефона на новый с доплатой?

Что собой представляет обмен старого телефона на новый с доплатой? Программы Trade-in, предлагаемые различными магазинами, позволяют обменять старый телефон на новый, произведя доплату. Где можно обменять старое устройство?...

21 09 2021 19:42:37

Уголовно наказуемое деяние

Уголовно наказуемое деяние Уголовно наказуемые деяния Общественно опасное, противоправное, осознанное поведение должно быть волевым, т.е. совершаться под контролем воли лица, совершающего...

20 09 2021 14:10:18

Участники НИС: жилищное обеспечение военнослужащих, условия вступления в реестр, накопление средств на счете

Участники НИС: жилищное обеспечение военнослужащих, условия вступления в реестр, накопление средств на счете Накопительно-ипотечная система – это комплекс отношений, направленных на жилищное обеспечение военнослужащих. Условия вступления в реестр участников НИС....

19 09 2021 10:55:37

Статья 5 Федерального закона №127-ФЗ "О банкротстве": содержание, текущие платежи, порядок удовлетворения требований

Статья 5 Федерального закона №127-ФЗ "О банкротстве": содержание, текущие платежи, порядок удовлетворения требований По ст. 5 закона №127-ФЗ "О банкротстве" требования по текущим платежам подлежат удовлетворению во внеочередном порядке, а кредиторы не включаются в реестр....

18 09 2021 19:21:25

Покупка квартиры с прописанным человеком. Как выписать?

Покупка квартиры с прописанным человеком. Как выписать? Покупка жилья с прописанными людьми: кого нельзя выписать, как купить квартиру с таким обременением и как себя обезопасить?...

17 09 2021 9:51:40

Руководство пользователя ЕИС: инструкция по работе в Единой информационной системе на основании Федерального закона №44-ФЗ

Руководство пользователя ЕИС: инструкция по работе в Единой информационной системе на основании Федерального закона №44-ФЗ Руководство пользователя ЕИС по 44-ФЗ: понятие и роль в функционировании Единой информационной системы, место расположения, основное содержание....

16 09 2021 23:28:40

Где забрать документы на приватизацию

Где забрать документы на приватизацию Где забрать документы на приватизацию — Но я не хотела оставлять детям долги и решила платить ускоренно. Каждый месяц платила около 00 тысяч рублей и за пять...

15 09 2021 21:35:19

Перечень подконтрольных товаров, подлежащих сопровождению ветеринарными документами

Перечень подконтрольных товаров, подлежащих сопровождению ветеринарными документами Какими законами регулируется движение товаров, подлежащих сопровождению ветеринарными документами? Единый перечень подконтрольных товаров....

14 09 2021 21:38:39

Статья 100 Федерального закона №127-ФЗ "О несостоятельности и банкротстве": предъявление требований к должнику и подача возражений

Статья 100 Федерального закона №127-ФЗ "О несостоятельности и банкротстве": предъявление требований к должнику и подача возражений На этапе внешнего управления предприятием-банкротом требования кредиторов вносятся в Единый федеральный реестр на основании решения арбитражного суда....

13 09 2021 11:17:20

Можно ли вернуть свадебное платье в магазин в течении 14 дней: что говорит закон?

Можно ли вернуть свадебное платье в магазин в течении 14 дней: что говорит закон? Как вернуть свадебное платье в течение 14 дней с момента покупки по закону? Можно ли вернуть свадебное платье по истечении двух недель?...

12 09 2021 21:20:51

Самозанятые граждане в 2020 году: виды деятельности, регионы, налоги, регистрация

Самозанятые граждане в 2020 году: виды деятельности, регионы, налоги, регистрация В 2020 году самозанятых граждан ожидают изменения: расширен перечень регионов, где они могут работать, упростили доступ к госзакупкам и другие нововведения....

11 09 2021 7:10:21

Статья 19 Федерального закона №127-ФЗ "О банкротстве": структура, содержание, перечень заинтересованных лиц

Статья 19 Федерального закона №127-ФЗ "О банкротстве": структура, содержание, перечень заинтересованных лиц При проведении процедуры банкротства могут затрагиваться интересы определенных лиц, которые именуются заинтересованными по статье 19 закона №127-ФЗ....

10 09 2021 12:10:56

Порядок и правила заполнения налоговой декларации по НДС

Порядок и правила заполнения налоговой декларации по НДС Образец, инструкция и порядок заполнения декларации по НДС. Изменения с 2017 года: перечень документов и особенности предоставления в электронной форме....

09 09 2021 16:47:34

Международное усыновление российских детей иностранцами: запрет для граждан США, проблемы, судебная пpaктика

Международное усыновление российских детей иностранцами: запрет для граждан США, проблемы, судебная пpaктика Международное усыновление российских детей-сирот иностранными семьями проводится в соответствии с требованиями действующего в стране законодательства....

08 09 2021 3:32:27

Управление закупками в Электронном бюджете: инструкция по формированию плана в системе, порядок изменения или отмены позиции

Управление закупками в Электронном бюджете: инструкция по формированию плана в системе, порядок изменения или отмены позиции Система Электронный бюджет - это разработанная Минфинансов бюджетная структура, которая позволяет заказчикам формировать, размещать, изменять закупки....

07 09 2021 19:17:31

Как написать заявление при смене ИНН при смене фамилии? Образец

Как написать заявление при смене ИНН при смене фамилии? Образец Нужно ли менять идентификационный номер налогоплательщика при смене фамилии? Правила заполнения заявления на смену ИНН, пакет документов....

06 09 2021 15:54:49

Рыночная стоимость земельного участка: как рассчитывается?

Рыночная стоимость земельного участка: как рассчитывается? Стоимость земельного участка: рыночный показатель и возможности его использования. Из чего складывается рыночная стоимость и как ее определить?...

05 09 2021 5:58:10

Договор задатка при покупке квартиры: как составить?

Договор задатка при покупке квартиры: как составить? Соглашение о задатке: когда необходим документ, законодательство, определение, структура, требования к содержанию, образец....

04 09 2021 8:29:23

Куда жаловаться на детский сад? Образец заявления и порядок подачи в Министерство и Департамент образования, Роспотребнадзор, Прокуратуру

Куда жаловаться на детский сад? Образец заявления и порядок подачи в Министерство и Департамент образования, Роспотребнадзор, Прокуратуру Основания для жалоб на детский сад и на заведующую. Какие инстанции принимают жалобу и как ее правильно составить? Образец жалобы и порядок ее подачи....

03 09 2021 16:11:33

Тотальная гибель автомобиля осаго

Тотальная гибель автомобиля осаго Тотальная гибель автомобиля осаго Ответ на этот вопрос достаточно прост – это механизм снижения убытков страховой компании при наступлении страхового случая,...

02 09 2021 5:47:26

Возврат денег за медосмотр при приеме на работу: образец заявления и перечень необходимых документов

Возврат денег за медосмотр при приеме на работу: образец заявления и перечень необходимых документов При приеме на работу сотрудник должен пройти медицинский осмотр. При этом все расходы денежных средств на медосмотр должны быть компенсированы....

01 09 2021 23:17:20

Законы о микрофинансовых организациях и о потребительском кредите: основные изменения в 2019 году

Законы о микрофинансовых организациях и о потребительском кредите: основные изменения в 2019 году В 2019 году в законодательство были внесены поправки, призванные упорядочить работу микрофинансовых организаций, защитить заёмщиков от переплат по кредитам....

31 08 2021 12:39:55

Еще:
Законы -1 :: Законы -2 :: Законы -3 :: Законы -4 :: Законы -5 :: Законы -6 :: Законы -7 :: Законы -8 :: Законы -9 :: Законы -10 :: Законы -11 :: Законы -12 ::